FAQ – Gestion de compte pour la gestion d’événements

Oui! Vous pouvez vendre plusieurs types de billets, y compris des types de billets gratuits et payants. Vous pouvez aussi déterminer le nombre total de billets disponibles pour la vente, et le nombre maximum de billets qui peuvent être achetés en une seule transaction.

Vous pouvez déterminer le nombre de billets disponibles lorsque vous créez un nouveau type de billets. Chaque fois qu’un billet est vendu, le nombre de billets encore disponibles est réduit en conséquence. En tout temps, vous pouvez augmenter ou diminuer le nombre de billets disponibles. Cela étant dit, une fois qu’un billet est vendu, aucune fonction ne permet d’annuler ce billet ou de le retourner.

Vous pouvez changer le prix des billets si aucun billet n’a été vendu. Après la date où doit commencer la vente des billets, vous pouvez réduire le nombre de billets disponibles, de sorte qu’il sera indiqué que tous les billets de ce type sont vendus. Vous pouvez alors ajouter un nouveau type de billets ayant les mêmes caractéristiques que l’ancien type, mais au prix désiré.

Le produit de la vente des billets et les dons sur votre page d’événement, moins les frais de CanaDon qui s’appliquent, sont déboursés selon les pratiques régulières de déboursement de CanaDon.

Pour les organismes de bienfaisance inscrits au transfert de fonds électronique (TFE), nous transférons les fonds une fois par semaine. Les dons faits du dimanche au samedi sont déboursés le vendredi suivant. Cela peut prendre quelques jours avant que le montant n’apparaisse au compte bancaire de l’organisme de bienfaisance, selon son entente avec cette banque.

Pour les organismes de bienfaisance qui ne sont pas inscrits au TFE, nous émettons un chèque papier. Ces chèques sont préparés une fois par mois si l’organisme a recueilli au moins 100 $ de dons, ou une fois par trimestre (tous les trois mois) si les dons recueillis totalisent moins de 100 $.

Oui. Les ventes de billets et les dons sur votre page d’événement apparaissent dans votre rapport régulier de dons CanaDon, et peuvent être facilement identifiés dans la colonne « Source des dons », où le mot « Événement » est indiqué. À côté des détails concernant les dons et les billets, on retrouve, en plus du nom complet des donateurs ou acheteurs, leurs coordonnées (adresse courriel et adresse postale).

En ce qui a trait aux détails pour les billets de l’événement, si un reçu a été produit, le numéro du reçu apparaît dans le champ réservé à ce numéro, et le montant du reçu apparaît dans le champ réservé à ce montant. Si vous avez sélectionné l’option « Pas de reçu » pour tous les billets achetés, un « 0 » apparaît dans ces colonnes. Si vous avez sélectionné l’option « Reçus post-événement », la mention « En attente » apparaît tant que le reçu n’a pas été produit. Il y a aussi une colonne indiquant le nom du billet. Veuillez noter que si une personne a acheté plusieurs billets, chaque billet acheté paraît sur une ligne différente du rapport de dons. Le rapport régulier de dons CanaDon ne fournit aucun autre détail pour les billets, mais on peut télécharger d’autres rapports sur les ventes de billets pour l’événement et sur la liste des participants.

Les dons faits dans le cadre de votre événement sont indiqués dans le rapport de dons. Comme source des dons, il est indiqué « Don pour l’événement ». Le mot « Don » apparaît dans la colonne indiquant le nom du billet. Vous pouvez recueillir des dons sur votre page d’événement si vous avez téléversé une image de la signature d’une personne autorisée à signer au nom de votre organisme.

Le moment où le reçu est envoyé dépend de l’option que vous avez sélectionnée pour les reçus :

• Reçus post-événement (option la plus flexible – recommandée) : Si le montant admissible à un reçu fiscal pour chaque type de billets ne peut être connu avant que vous ayez vendu votre premier billet de l’événement, vous devez attendre la fin de l’événement caritatif et :
1. Retourner à l’onglet « Billets et reçus fiscaux », dans la zone « Événements » du compte de votre organisme sur CanaDon.
2. Saisir le montant admissible à un reçu fiscal pour chaque type de billets.
3. Sélectionner « Fin de l’événement ».
À ce moment-là, CanaDon produira et enverra tous les reçus pour les montants admissibles des billets achetés et pour les dons. Si aucun des billets vendus n’est admissible à un reçu fiscal, il suffit de saisir « 0 $ » pour signaler la fin de l’événement et éviter des rappels futurs à compléter cette étape, et aucun reçu ne sera émis.

• Reçus fiscaux instantanés : Si, avant de vendre des billets ou de recevoir des dons sur votre page d’événement, vous saisissez le montant admissible à un reçu fiscal pour chaque type de billets (0 $ est un montant acceptable qui fera en sorte qu’aucun reçu ne sera envoyé pour ce type de billets), vous pouvez sélectionner l’option « Reçus fiscaux instantanés ». Dans ce cas, CanaDon produira pour votre organisme le reçu fiscal qu’il joindra au courriel de confirmation de la transaction. Cela vaut pour les transactions pour les billets de l’événement et pour les dons. Si vous choisissez cette option, et si vous désirez ajouter d’autres billets plus tard, vous ne pourrez ajouter que des billets pour lesquels vous fournirez immédiatement le montant admissible à un reçu fiscal, et il ne vous sera pas possible de modifier ce montant après la production d’un reçu. Vous devrez annuler manuellement le reçu produit par CanaDon en votre nom, dans les dossiers de votre organisme, et émettre vous-même un nouveau reçu afin de corriger les erreurs, au besoin. Les nouveaux reçus doivent porter un numéro de série actualisé de votre organisme (et non la séquence ou le numéro de série utilisé par CanaDon), et mentionner le numéro de série qu’avait donné CanaDon pour le reçu annulé.

• Pas de reçu : Si vous avez sélectionné l’option « Pas de reçu », aucun reçu fiscal ne sera produit. Après la date de mise en vente des billets de l’événement, vous ne pourrez pas changer d’option pour les reçus, par exemple en passant de l’option « Pas de reçu » à « Reçus fiscaux instantanés » ou à « Reçus post-événement ».

CanaDon produit et envoie un reçu fiscal à chaque acheteur de billets et/ou donateur, au nom de votre organisme. Lorsqu’une personne, en une seule transaction, achète des billets et fait un don à votre organisme sur votre page d’événement, CanaDon envoie un premier courriel avec un reçu fiscal pour tous les billets achetés, et un deuxième courriel avec un reçu fiscal pour le don fait à votre organisme. Les deux reçus fiscaux comportent toutes les données requises par l’Agence du revenu du Canada.

Les reçus pour les dons faits dans le cadre de votre événement et pour les billets vendus sur votre page d’événement ne sont pas traités de la même façon que pour les dons effectués à votre organisme sur notre site pour les donateurs, CanaDon.org, ainsi que sur les pages personnalisées de votre organisme pour les dons et pour les collectes de fonds entre pairs. Les dons effectués sur ces pages personnalisées sont faits à CanaDon avec instruction de les transmettre à votre organisme. C’est pourquoi les reçus fiscaux sont produits par CanaDon, votre organisme étant mentionné comme le bénéficiaire des dons.

Par contre, en ce qui a trait aux dons et aux billets achetés sur votre page d’événement, CanaDon produira et enverra les reçus selon vos instructions, au nom de votre organisme et en utilisant la numérotation (numéro de série) des reçus fiscaux donnée par CanaDon pour votre organisme. Même si CanaDon prépare et envoie le reçu fiscal, ce reçu est émis par votre organisme et non par CanaDon. Vous devez conserver une copie du reçu pour vos livres et registres. Vous pouvez gérer les reçus pour votre événement à l’onglet « Billets et reçus fiscaux », dans le compte CanaDon de votre organisme. Vous devrez téléverser une image de la signature d’une personne autorisée à signer les reçus fiscaux au nom de votre organisme. Vous devrez aussi saisir le montant admissible pour un reçu fiscal et fournir une description de tout avantage reçu par l’acheteur du billet. Dans le cadre de cette entente de services, il est de votre responsabilité de veiller au respect des dispositions de la Loi de l’impôt sur le revenu (Canada), de toutes les lois qui s’appliquent, et des directives de l’Agence du revenu du Canada.

Un système de numérotation des reçus fiscaux est utilisé pour tous les billets d’événement achetés pour votre organisme.

Tous les reçus sont numérotés sous la forme suivante : C-NNNNNNN-MMMMMMMMMM

L’indicateur « C- » assure que les reçus produits par CanaDon et émis par votre organisme pour des événements sont clairement uniques et distincts des reçus émis par votre organisme pour les dons provenant d’autres sources. Les caractères NNNNNNN constituent un numéro d’organisme de bienfaisance, comportant 7 chiffres, attribué par CanaDon à votre organisme. Les caractères MMMMMMMMMM constituent un numéro de série à 10 chiffres donné par CanaDon pour les reçus émis par votre organisme.

Oui. Si, pour chaque type de billets offerts pour votre événement, vous savez quelle est la portion du prix du billet qui est admissible à un reçu fiscal, vous pouvez sélectionner l’option « Reçus fiscaux instantanés » afin que l’acheteur des billets, immédiatement après son achat, reçoive par courriel son reçu fiscal ainsi que ses billets. Sinon, choisissez l’option « Reçus post-événement » : les acheteurs des billets seront avisés qu’un reçu fiscal leur sera envoyé après l’événement, s’il y a lieu. Lorsque vous connaîtrez le montant admissible à un reçu fiscal, retournez à l’onglet « Billets et reçus fiscaux », dans le compte CanaDon de votre organisme, pour saisir le montant admissible à un reçu fiscal pour chaque type de billets, afin que les reçus fiscaux puissent être produits facilement.

Veuillez noter : Si vous saisissez, comme montant admissible à un reçu fiscal, un montant qui représente moins de 20 % du prix du billet, aucun reçu ne sera produit, conformément aux dispositions de la Loi de l’impôt sur le revenu (Canada) au sujet des reçus de bienfaisance. Dans ce cas, nous n’envoyons pas de reçu fiscal d’une valeur de 0 $ et nous n’avisons pas l’acheteur qu’aucun reçu ne peut lui être envoyé.

L’acheteur des billets reçoit, pour tous les billets qu’il a achetés, un reçu pour le plein montant admissible à un reçu fiscal.

Absolument. Vous pouvez organiser des événements gratuits, ou des événements pour lesquels des billets sont exigés et où l’avantage reçu par l’acheteur est tel qu’il ne peut recevoir de reçu fiscal. Il vous suffit de sélectionner l’option « Pas de reçu », à l’onglet « Billets et reçus fiscaux ». Ou, pour un type de billets non admissibles à un reçu fiscal, saisissez 0 $ comme montant admissible à un reçu fiscal. Veuillez noter que nous n’envoyons pas de reçu fiscal d’une valeur de 0 $ et que nous n’avisons pas le détenteur du billet qu’aucun reçu ne peut lui être envoyé.

L’information en temps réel sur les ventes est disponible à l’onglet « Ventes et dons », dans la zone « Gérer » du service d’événements qui est accessible à partir du compte CanaDon de votre organisme. L’onglet « Ventes et dons » fournit un rapide aperçu des progrès de votre collecte de fonds, une liste détaillée des transactions pour les ventes, et l’option de télécharger le rapport de ventes détaillé. À partir de cet écran, vous pouvez envoyer un courriel, envoyer à nouveau des billets achetés, ou envoyer à nouveau des reçus à un ou plusieurs acheteurs.

Un onglet « Participants » est fourni dans la zone « Gérer » du service d’événements qui est accessible à partir du compte CanaDon de votre organisme. L’onglet « Participants » fournit un rapide aperçu du nombre de billets vendus, par type de billets, et du nombre de participants qui se sont présentés à l’événement. Une liste détaillée des participants est fournie et vous offre l’option de modifier les renseignements concernant les participants; vous pouvez aussi, en une seule action, envoyer un courriel, envoyer à nouveau des billets, ou inscrire la présence d’un ou plusieurs participants. Une option permet de télécharger le rapport détaillé des participants.

L’acheteur des billets reçoit toujours un fichier PDF contenant tous les billets qu’il a achetés, qu’il peut distribuer aux participants. Si une adresse courriel est recueillie pour un participant, celui-ci reçoit aussi un courriel comportant : le nom de la personne qui a acheté son billet, un lien vers de l’information sur l’événement, et son billet en format PDF.

Oui. Vous pouvez envoyer à nouveau des billets à partir de la zone « Gérer » du service d’événements. Vous pouvez envoyer à nouveau des billets à un acheteur à partir de l’onglet « Ventes et dons ». Vous pouvez envoyer à nouveau un billet à un participant à partir de l’onglet « Participants ».

Les ventes de billets et les dons sont tous non remboursables. Il n’y a pas de service ni aucune forme de soutien pour gérer les remboursements. Cette information est communiquée pendant la vente des billets et/ou au moment d’effectuer les dons. Vous pouvez toutefois changer le nom du participant associé à un billet.

NOTE : Si votre organisme de bienfaisance choisit de rembourser un billet acheté pour un événement (p. ex., votre organisme émet un chèque de remboursement à l’acheteur), il n’est pas possible de mettre à jour la plateforme Événements de CanaDon pour y apporter ce changement. Plus précisément, ce remboursement ne sera pas indiqué dans l’information relative aux ventes et aux participants. De plus, un reçu (le cas échéant) sera délivré pour le billet et il vous incombe de faire un suivi afin de vous assurer que ce reçu a été annulé.

Non. Le service d’événements de CanaDon produit un reçu fiscal au nom de votre organisme, mais ne permet pas d’annuler un reçu déjà produit. Pour annuler un reçu de bienfaisance, vous devez inscrire cette opération dans les dossiers de votre organisme où sont consignés les reçus. Si vous avez besoin de délivrer un nouveau reçu (p. ex., en raison d’une modification du montant du reçu), vous devrez le faire à partir de votre processus régulier de délivrance des reçus de bienfaisance.

Non.

Les taxes ne s’appliquent pas pour la plupart des événements caritatifs. Pour plus d’information, notamment les lignes directrices générales relatives aux taxes et aux événements caritatifs, cliquez ici.

Si des taxes s’appliquent à votre événement caritatif, votre organisme de bienfaisance doit veiller à respecter les exigences et établir le prix des billets en tenant compte des taxes à percevoir (si cela est permis) ou chercher une autre solution pour la gestion d’événements.

Vous pouvez utiliser le service d’événements de CanaDon afin d’envoyer les reçus fiscaux de bienfaisance (s’il y a lieu) aux acheteurs de billets. Les acheteurs de billets reçoivent leurs reçus par courriel, sous format PDF.

NOTA : Les achats de billets d’événements et les reçus associés ne sont pas enregistrés dans le compte de donateur CanaDon de l’acheteur, étant donné que le reçu est émis par l’organisme qui présente l’événement, et non par CanaDon. Une fonction permet d’envoyer un nouveau reçu, dans la zone « Gérer » du compte CanaDon de votre organisme.

Aujourd’hui, pour chaque type de billets que vous créez, vous pouvez recueillir le prénom, le nom et l’adresse courriel du participant.

D’ici le 31 mars 2016, nous ajouterons une fonction qui vous permettra de poser deux questions personnalisées. Une question requerra une réponse textuelle — question idéale pour obtenir des commentaires ou en savoir davantage au sujet des participants. L’autre question, à choix multiples, invitera l’acheteur à sélectionner un choix — question idéale pour connaître la taille d’un tee-shirt, les préférences alimentaires, etc.

Veuillez noter que ce sont les acheteurs des billets qui doivent fournir cette information. Toutefois, si nécessaire, vous pouvez modifier l’information sur les participants, y compris les réponses aux questions personnalisées, à l’onglet « Participants » de la zone « Gérer » du service d’événements.

Toutes les pages de votre événement qui sont destinées au public comportent un lien vers la Foire aux questions (FAQ) pour les acheteurs de billets et les participants.